Formation certifiante en Marchés Publics

Programme détaillé



Rédiger des dossiers de réponse et des mémoires techniques gagnants



1 Décrypter l'appel d'offres

  • Bien comprendre les besoins de la collectivité
  • Analyser les critères de jugement des offres
  • Se positionner sur les marges de liberté offertes (variantes et options)
  • Traiter les clauses non pertinentes ou incompréhensibles
  • Exercices pratiques
    • Bien comprendre les enjeux de la collectivité : enjeux implicites et enjeux explicites
    • Identifier et analyser les critères de jugement des offres
    • Identifier le profil de l'acheteur public



2 Structurer son mémoire technique

  • Adapter son mémoire technique aux attentes des collectivités
  • Construire une réponse gagnante
  • Mettre en avant ses points forts
  • Travailler la personnalisation efficace de son mémoire technique
  • Exercice pratique :
    • Rédiger le sommaire d'un mémoire technique adapté aux attentes du pouvoir adjudicateur (dans le secteur d'activité que vous aurez choisi)



3 Rédiger un argumentaire convaincant

  • Reformulation des besoins de la collectivité
  • Démonstration de la pertinence de :
    • Votre méthodologie
    • Vos références (distinction entre les références liées à la candidature et celles à mettre en avant dans l’offre, comment faire une présentation pertinente de ces références)
    • Equipes et moyens humains dédiés
    • Moyens matériels
    • Produits et savoirs faires spécifiques
    • Clauses sociales
    • Clauses environnementales
    • Certifications, labels et normes
    • Eléments de SAV et de contrôle qualité
    • Planning et délais d'exécution ou décomposition jour/homme (avec focus sur : comment présenter mon offre alors que les délais souhaités par la collectivité ne semble pas réalistes ? Comment se démarquer face à des délais contraints ?)
  • Rédaction spécifique de l’introduction et de la synthèse afin de démontrer l’adéquation de votre offre aux besoins de la collectivité
  • Focus : sous-traitants et groupements d’entreprise
  • Focus : variantes
  • Exercices pratiques : rédaction d'un mémoire technique convaincant



4 La forme du mémoire technique

  • Les différentes présentations possibles : leurs avantages et inconvénients
    • Format libre
    • Cadre de réponse imposé
  • Mettre en évidence la façon dont son offre répond aux besoins du donneur d’ordres
  • Faciliter l’utilisation de votre dossier par le lecteur
  • Exercice pratique : Mettre en forme un mémoire technique pour
    • Faciliter le travail du lecteur
    • Illustrer l’adéquation de son offre aux besoins du donneur d’ordres
    • Gagner en force de conviction



5 Les plus et astuces pour se démarquer de la concurrence

  • Comment prouver vos avantages concurrentiels :
    • La supériorité de votre approche
    • La pertinence de votre offre ?
  • Identifier et neutraliser vos points faibles par rapport aux offres potentielles des concurrents
  • Faciliter la tâche des personnes qui analysent les offres et les candidatures
  • Exercice pratique : réaliser une analyse de positionnement pour ajuster le mémoire technique.



6 Analyser ses propres mémoires techniques

Analyser ses propres mémoires techniques

  • Exercice pratique : Auto évaluation d'un mémoire technique par le stagiaire (ensuite revue par le formateur). Cet exercice est l'occasion pour le stagiaire d'améliorer le mémoire technique qu'il a élaboré




Optimiser sa démarche commerciale et sa stratégie de prospection du secteur public



7 Comment les collectivités prennent-elles leurs décisions ?

  • Qui fait quoi, concrètement ?
  • Qui prend les décisions d'attribution ?
  • Répartition des rôles entres services administratifs, juridiques, techniques, élus et commissions
  • Quels documents sont lus...ou pas ?
  • Quels sont les systèmes de notation du mémoire technique ?
  • Focus : j’ai l’impression que les collectivités ne lisent pas mes mémoires techniques en détail : comment faire ?
  • Exercice pratique : vous jouez le rôle de la collectivité, notez les mémoires techniques des candidats, et désignez le vainqueur (cet exercice n'est pas réalisé sur le métier spécifique que vous choisissez)



8 Adapter sa démarche commerciale à l'administration, si possible avant la parution des appels d'offres

Quand communiquer ?

  • Qu’a-t-on le droit de faire, à quel moment ?
  • Comment augmenter votre visibilité et la valorisation de votre savoir–faire en amont des mises en concurrence ?
  • Comment structurer les contacts avec les acheteurs publics ?
  • Comment détecter un futur appel d’offres, avant sa parution :
    • les sources publiques
    • les autres sources d’information : contacts, … ?

 

Comment communiquer ?

  • Méthode d’entretien avec des élus ou des responsables de collectivités publiques
  • Préparer les auditions ou les phases de négociation
  • Susciter l’envie ?
  • Présenter sa valeur ajoutée et valoriser ses atouts

Auprès de qui communiquer ?

  • Identifier les vrais décideurs (…qui ne sont pas toujours les plus haut gradés)
  • Choisir auprès de qui intervenir… et ne pas perdre de temps avec les interlocuteurs non pertinents
  • Gérer ses priorités
  • Optimiser son efficacité

Eviter les faux pas

  • Identifier les faux pas possibles, commerciaux et réglementaires
  • Ne pas commettre d’impair
  • …tout en maximisant ses chances de gagner
  • Cas pratiques :
    • Identifier les interlocuteurs pertinents au sein d'une collectivité, et leur rôle spécifique , ou
    • QCM : Déterminer quand et comment gérer les contacts avec les acheteurs publics



9 Structurer sa stratégie commerciale - Optimiser son temps

  • Structurer une approche de prospection sur le secteur public
  • Spécificités des différents types de structures publiques
  • Prévoir les mises en concurrence avant leur parution
  • Détecter les attentes particulières des collectivités dans leur politique d'achat (importance réelle du prix, de certains éléments techniques spécifiques, de l’approche sociale et environnementale, …) ?
  • Optimiser votre temps
  • Mobiliser vos ressources sur les marchés que vous pouvez gagner...et ne pas perdre de temps sur les autres
  • Gagner du temps dans l’élaboration de vos réponses
  • Exercice pratique :
    • Concevoir une fiche " Go ou No Go " pour choisir à quel appel d'offres répondre (ou pas !), ou
    • Identifier le circuit décisionnel au sein d'une collectivité



10 Erreurs à éviter

Il est important de connaitre les principales erreurs qu’il ne faut pas commettre dans les relations avec les collectivités :

  • Démarches inappropriées
  • Faux pas
  • Erreurs juridiques
  • Erreurs relationnelles
  • Erreurs commerciales
  • Exercice pratique : Identifier les erreurs à éviter dans les relations avec les collectivités




Maîtriser la réglementation et les réformes récentes



11 Les points essentiels de la réglementation

  • Connaître Les points essentiels de la réglementation
  • Maitriser les différentes étapes d'une procédure
  • Exercice pratique : Rechercher les réponses à des questions



12 La réforme récente

/!\ La réforme est applicable immédiatement !

  • Modification des dossiers de réponse
    • Nouveaux documents DC1 et DC2
    • Disparition du document DC3 remplacé par ATTRI1
    • L’acte d’engagement n’a plus à être demandé (signé) dès le dépôt de l’offre
    • LE DUME, Document Unique de Marché Européen, devant à terme se substituer aux DC1 et DC2
  • Réponse électronique obligatoire
    • Mise en place progressive de l’obligation de réponse dématérialisée selon le type d’acheteur :
      • Obligatoire dès le 1er avril 2017 pour les centrales d’achat
      • Obligatoire au 1er octobre 2018 pour tous les acheteurs publics
  • Le contenu des offres et des candidatures
    • Nouvelles indications pouvant être exigées :
      • Mesures de gestion environnementale
      • Contrôle et certificats de qualité
      • Gestion et suivi de la chaîne d’approvisionnement
    • Possibilité d’offres variables selon le nombre de lots attribués
  • Fort développement de la négociation
    • Augmentation des cas permettant la négociation : adopter des solutions immédiatement disponibles / solutions innovantes / prestations de conception / complexité / montage juridique particulier / risques / incapacité du pouvoir adjudicateur de définir des spécifications techniques avec une précision suffisante / offres irrégulières ou inacceptables, ...
    • Possibilité de négociation dans les MAPA sans être expressément prévue
    • Obligation pour l’acheteur de donner aux candidats évincés en faisant la demande les informations relatives au déroulement et l’avancement des négociations ou du dialogue lorsqu’ils ne sont pas achevés
  • Nouvelles règles sur les variantes
    • Possibilité pour l’acheteur d’imposer des variantes
    • En cas de silence du règlement de consultation sur les variantes, elles sont par défaut autorisées pour les MAPA et interdites pour les appels d’offres.
    • Options : disparition des tranches « conditionnelles » ; apparition des tranches  « optionnelles » ;
  • Modification des procédures
    • Disparition des « marchés à bons de commande » qui deviennent des accords-cadres ;
    • Les marchés inférieurs à 25 000 € ne relèvent plus de la catégorie des MAPA, mais des procédures négociées sans publicité ni mise en concurrence préalable
    • Apparition d’une nouvelle procédure concurrentielle avec négociation
    • Evolution des délais pour les appels d’offres ouverts et restreints
    • Nouvelles règles de sélection des candidatures par les adjudicateurs
    • Nouvelle définition des offres irrégulières, inacceptables et inappropriées
    • Obligation d’envoi de courriers de rejet aux candidats non retenus dans les MAPA ;
    • Possibilité pour les acheteurs de faire régulariser une offre irrégulière en appel d’offres ;
  • Nouvelles possibilités d’intervention en amont des appels d’offres :
    • « Sourçage »
    • Nouvelles possibilité pour les acheteurs publics « d’études et échanges préalables avec les opérateurs économiques »
    • L’obligation d’allotissement est renforcée par les nouveaux textes : une opportunité à saisir !
  • Refonte complète de l’architecture du Code des Marchés Publics et nouveaux textes :
    • Décret « Marchés Publics » du 27 mars 2016
    • Arrêté sur les documents de candidature du 29 mars 2016
  • Exercices pratiques :
    • Construire la chronologie d'une opération
    • Recherche des réponses et réponse à un QCM



13 La dématérialisation

Chaque stagiaire réalise lui-même un dépôt avec un ordinateur sur 4 plateformes différentes, avec l’aide du formateur

a)    Les bases de la dématérialisation

  • Certificats
  • Signature électronique
  • Plateformes de dématérialisation
  • Cadre juridique de la dématérialisation

b)    Comment constituer les enveloppes

c)    Constitution de la signature électronique

  • Obtention et utilisation de la signature électronique
  • Signature des documents contractuels
  • Signature global ou par lots ?
  • Est-il possible de retoucher des documents déjà signés ?

d)    Comment éviter les erreurs

  • Comment être certain d’avoir correctement :
    • Rempli les enveloppes
    • Évité d’oublier un document
    • Effectué le dépôt à temp
    • Gérer le risque de virus

e)    Exercices pratiques sur quatre plateformes différentes

  • achatpublic.com
    • Démonstration de dépôt par le formateur (video-projecteur)
    • Chaque stagiaire constitue et dépose lui-même un dossier dématérialisé sur cette plateforme
  • marches-securises.fr
    • Démonstration de dépôt par le formateur (video-projecteur)
    • Chaque stagiaire constitue et dépose lui-même un dossier dématérialisé sur cette plateforme
  • klekoon.com
    • Démonstration de dépôt par le formateur (video-projecteur)
    • Chaque stagiaire constitue et dépose lui-même un dossier dématérialisé sur cette plateforme
  • marches-publics.gouv.fr (plateforme interministérielle)
    • Démonstration de dépôt par le formateur (video-projecteur)
    • Chaque stagiaire constitue et dépose lui-même un dossier dématérialisé sur cette plateforme

Cette liste peut être complétée ou adaptée en fonction des souhaits des participants

f)    Pour travailler efficacement, organiser les fichiers sur l’ordinateur

  • Classement
  • Nom
  • Format

g)    Eviter les blocages informatiques

  • Maîtriser la taille des fichiers (définition des images, utilisation d'Excel, conversion PDF, compression des fichiers)
  • Capacité des lignes de télécommunication et des réseaux
  • Opportunité d'une ligne dédiée en fonction de la politique de sécurité

h)    Sécurité

  • Droits d’accès
  • Confidentialité
  • Exercices pratiques : chaque stagiaire constitue et dépose lui-même des dossiers de réponse dématérialisés sur les principales plateformes de dématérialisation


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